Bring Your Own Device staat voor een ontwikkeling waarbij de werkgever hun medewerkers vrij laat in de keuze en het gebruik van elektronische hulpmiddelen om het werk te doen. Dus de werknemer gebruikt zowel op zijn werk als thuis dezelfde laptop, tablet, mobiele telefoon etc etc. Een aantal jaren geleden zou het nog ondenkbaar zijn dat je zelf (dure) elektronica aanschaft om vervolgens ook voor je werk te gebruiken. Maar het simpele feit dat veel organisaties achterlopen met het up-to-date houden van hun ICT-middelen en dus de medewerkers thuis beter en sneller materiaal tot hun beschikking hebben, startte BYOD.

En, eigenlijk wel tot mijn verrassing, lijkt het in trek bij zowel werkgever als werknemer. Momenteel brengt bijna 1 op de 3 werknemers een eigen device mee naar het werk. Dat meldt De Spits vanochtend (9 januari 2012) in een artikel over het fenomeen. Met daarbij de verwachting / voorspelling dat dit binnen 2 jaar gaat stijgen naar een kleine 40%. Met de opvallende bijkomstigheid dat meer dan de helft van de BYOD’ers zelf betaalt voor hun apparaten….

De expert, die in dit artikel aan het woord komt, noemt een aantal voordelen van het BYOD principe, die de opmars moeten verklaren. En tussendoor, in een onopvallende zin, noemt hij een van de redenen: “…. en hebben ook buiten de kantoormuren altijd de beschikking over belangrijke data!”

En ja, wij weten dat dit en een heel groot voordeel is én ook heel makkelijk is gezegd. Maar de praktijk is wederom weer iets weerbarstiger. Al die verschillende devices naadloos laten aansluiten op je informatiehuishouding….Dat zal niet meevallen. Niet voor de informatiebeheerders, niet voor de ICT’ers (zouden zij ook zo positief zijn over deze ontwikkeling?). We willen allemaal klantgericht werken, dus moeten we dit zien als een mooie uitdaging; een mooie klus.

Een klus die, indien geklaard, de toegevoegde waarde van de Informatieprofessionals (de Div’er!!!) meer dan duidelijk zal maken. Een klus, indien geklaard, ook de grip van de Informatieprofessional op de informatiehuishouding sterker zal maken.

Om deze uitdaging aan te gaan, moet je even buiten je vaste kaders kijken en nieuwe wegen inslaan. Maar dat hoort er in de veranderende wereld van de informatievoorziening gewoon bij! Kijk vooruit en pak deze uitdaging op. Maak BYOD voor jouw organisatie mogelijk!  

Maar het vakgebied is veranderd. De laatste jaren heeft de digitalisering enorme invloed gehad op de rol en werkzaamheden van een (voorheen?) Div’er. Bij de invoering van de eerste Postregistratie– en Document Management Systemen was er nog sprake van een letterlijke vertaling van de analoge situatie naar een digitale. In de werkzaamheden veranderde er niet zo veel. In plaats van registreren in een boek deden we dat voortaan in een systeem. Maar het DMS was toch echt het domein van Div, net als de Paternosterkast. De stap van SOD-I naar SOD-II was nog steeds logisch.

Echter, de verandering zette door. DMS is een gemeengoed, met of zonder dik Mid-office en ZTC. Dus vandaag de dag (en anders morgen wel)  zoeken medewerkers zelf wel hun informatie, dossiers en documenten.  Scanners registreren de binnenkomende documenten en de rest bereikt de organisatie via e-mail, webformulieren, sms en Twitter…..

In dit proces is de rol van de traditionele Div’er.veranderd. Het zal bekend in de oren klinken; van uitvoerend naar adviseren, regisseren en controleren. Van Div’er naar Informatiespecialist. Dit is allemaal niet nieuw. Maar de realiteit is wel dat deze verandering consequenties heeft voor de Div’er; De organisatie stelt tegenwoordig hogere eisen. Hogere eisen in denk – en werkniveau en hogere eisen aan de vereiste competenties.

Ook SOD-Opleidingen veranderde mee met het vakgebied. In eerste instantie kwamen er meer cursussen op de agenda. Cursussen die inspeelden op die nieuwe rol en de bijbehorende competenties. SOD-Opleidingen ging zich tot veler verrassing,  bezig houden met verandermanagement, adviesvaardigheden, ICT, klantgericht communiceren etc etc. En toen de digitalisering steeds concretere vormen ging aannemen, en dus de rol van de Div’er structureel veranderde, was het een logische stap om deze onderwerpen ook in de reguliere opleidingen aan te bieden. Het vakgebied vroeg om hoger en anders opgeleid personeel. En als opleider pas je het aanbod dus aan die behoefte aan.

In 2005 waren onze opleidingen ‘Nieuwe Stijl’ klaar. Niet alleen qua te behandelen onderwerpen, maar ook het didactisch model was aangepast aan de eisen van vandaag. Dus meer competentiegericht en meer praktijkgericht!

De SOD-II kende de grootste verandering. De combinatie van de vraag uit het werkveld naar Hbo werk– en denkniveau en de invoering van de het Associate degree* zorgden voor de samenvoeging van SOD-II en HMDI. Vanaf 2005 is de SOD-II de eerste twee studiejaren van de HMDI die je afsluit met het Ad-getuigschrift; SOD-II Ad dus. Dit betekende in de praktijk dat de SOD-II Ad groeide van 5 blokken (17 lesdagen in 21/2 jaar) naar 20 modules (90 dagdelen in 2 jaar). Met deze groei kwam een forse verzwaring van de studiebelasting (naar 60 studiepunten per jaar).. Eigenlijk dus een hele andere opleiding. Maar wel een opleiding die aansluit bij de eisen en wensen van het werkveld. En nu, is meer dan ooit duidelijk dat de (competentie)eisen die organisaties aan de moderne Div’er stelt mee zijn gegroeid met de ontwikkelingen in het werkveld. Een blik op een aantal willekeurige vacatures uit de afgelopen maand leert dat in 70% SOD-II, in combinatie met Hbo werk –en denkniveau, is genoemd als functie-eis. Een aantal jaren geleden was SOD-I nog de norm voor soortgelijke functies.

De SOD-II Ad ontwikkelt.zich continue. Jaarlijks toetst een aantal vertegenwoordigers uit de beroepspraktijk of – het opleidingsprogramma nog actueel is.. En waar nodig volgt aanpassing van het programma. De SOD-II Ad van vandaag heeft nog weinig gemeen met de SOD-II uit bijvoorbeeld 2002. En dat is maar goed ook. De wereld om ons heen is echt veranderd! Ook opleidingen hebben hun plaats in de tijdsgeest. Waar de ‘oude’ SOD-II in het recente verleden nog prima voldeed, is de lat nu wat hoger gelegd. Dus neemt SOD-II Ad misschien wel de positie in die SOD-I in het verleden had; de basis om verder te groeien in het informatiedomein. En de realiteit is dat de logische vervolgstap SOD-I naar SOD-II Ad niet meer zo logisch is. SOD-II Ad is niet langer zomaar voor iedereen haalbaar is. Is dat erg? Nee, er is een enorm aanbod aan cursussen beschikbaar, die zorgen voor competenties op specifieke onderdelen.

Het vakgebied heeft goed opgeleide mensen nodig om de transitie van analoog naar digitaal te realiseren. Een aantal jaren geleden hoorde je nog vaak de vergelijking Div en de typekamer (het bekende relikwie uit het verleden), met de bijbehorende waarschuwing. En nu deze vergelijking bij veel (overheids) organisaties realiteit (b)lijkt te worden, blijft het op dit gebied (te) stil. SOD-II Ad is een prima opstap op grip te houden op de ontwikkelingen en daarmee op de eigen positie binnen de organisatie.. Het is een opleiding die een forse investering vraagt in tijd, maar het betaalt deze investering terug met mooie kansen om mee te groeien met het vakgebied en door te groeien in je organisatie.

*Het Associate-degree programma (Ad) is een 2-jarig traject in het hoger beroepsonderwijs dat de overstap voor mbo-ers op naar het hoger onderwijs makkelijker maakt. Bezitters van het Ad-getuigschrift (niveau 5) kunnen met twee jaar extra studie hun Bachelorgraad (niveau 6) halen. Dit kunnen zij eventueel ook in een later stadium doen.

Het Ad-programma is vooral bedoeld voor mbo-ers die na hun opleiding nog door willen studeren, maar geen 4-jarige hbo-bacheloropleiding willen volgen. Het heeft een studielast van 120 studiepunten. Eén studiepunt is 28 uur studiebelasting.

Wie de studie met succes afrondt, ontvangt een wettelijk erkend getuigschrift en een wettelijke graad: de Associate degree (Ad) die tot uitdrukking gebracht mag worden in de naamsvoering.

SOD-Opleidingen is één van de eerste opleidingsinstituten in Nederland met een geaccrediteerde opleiding op Ad-niveau.

Dat is de theorie! Nu de praktijk. Ik neem mijn eigen gemeente even als voorbeeld. Ook daar lopen raadsleden en wethouders trots door het gebouw met I-pad onder de arm…….en een enorme stapel papier onder de andere. Oh….dat was niet de bedoeling toch? Daarmee vervallen eigenlijk zo’n beetje alle voordelen.  Wat zijn dan de oorzaken?

Je komt dan veelal de volgende redenen tegen; Toch niet alle informatie aanwezig / benaderbaar, Onwennigheid met nieuwe techniek en onbekendheid met de mogelijkheden en de voorkeur voor papier.

Voor een gedeelte is het allemaal een kwestie van wennen, maar Div kan (of moet) een grote rol spelen. Het gaat immers om toegankelijkheid van Informatie. Ons terrein! Dus wij zorgen ervoor dat alle informatie beschikbaar is. Maar beschikbaarheid is niet genoeg. Wij zorgen er ook voor dat de informatie in het juiste formaat (dus aangepast aan het device voor optimale leesbaarheid) beschikbaar is. En als iemand moeite heeft met het zoeken en vinden van de informatie (of het gebruik) gaan we dat uitleggen. Wij zijn de informatie-specialisten, dus wij adviseren op dit gebied. Wij willen toch niet dat ICT gaat uitleggen hoe een raadslid met informatie om moet gaan……

En waarschijnlijk moeten we dan eerst zelf de juiste kennis op dit gebied gaan vergaren.  Maar ook dat hoort bij de rol van Div in 2011. Pro-actief op zoek naar kennis en competenties ten behoeve van optimaal informatiebeheer!

Dus Div’ers, grijp hier je kans! Want geloof mij, de speeltjes pak je nooit meer af. Je kunt je dus beter richten op het optimale gebruik daarvan en jezelf ‘onsterfelijk’ maken binnen de locale politiek. En….laten zij nu net over budgetten en investeringen beslissen….

PS: Hoe staat NOiV (Nederland Open in Verbinding) eigenlijk tegenover de massale aanschaf van zo’n beetje het meest gesloten apparaat op de markt……

En door deze veranderingen is het misschien ook wel nodig om de naam aan te passen. Dekt Documentaire Informatievoorziening nog wel de lading, of zoeken we iets met meer uitstraling.

Dit was een opvallende kop boven een artikel dat via ‘Google Alerts’ mijn mailbox binnenkwam. Door de tags die ik aan Google Alerts heb meegegeven, moest het wel iets met informatievoorziening, recordsmanagement of vergelijkbaars te aken hebben.

Bij aanklikken bleek het een stuk op de website van De Gelderlander te gaan. Het was een kort stukje. Eigenlijk meer een mededeling. Maar wel een mededeling met een opvallend statement.

Het volledige stuk, slechts een paar regels, in de kantlijn van het regionale nieuws, bestond uit de volgende tekst:

Bij de gemeente Beuningen moeten op korte termijn 35 medewerkers het veld ruimen in verband met bezuinigingen. Om die reden is een vacaturestop afgesproken voor de gemeente. Ondanks die beperking neemt de gemeente Beuningen een nieuwe ambtenaar aan op de afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV). Die afdeling is onderdeel van personeel en organisatie.De ambtenaar die deze post bezette, is vertrokken naar de brandweer. Volgens het colllege van burgemeester en wethouders is de post onmisbaar en cruciaal. Daarom mag er wel een nieuwe medewerker komen op deze plek. Bij DIV worden documenten geordend, toegankelijk gemaakt en waar nodig duurzaam bewaard. Voor de plek was nog geld beschikbaar voor zeventien maanden.

Hulde aan het college va Beuningen. Eindelijk een organisatie die begrijpt wat de positie van Div binnen de organisatie waard is. De quote “onmisbaar en cruciaal” spreekt boekdelen. Hulde ook voor de huidige Div-medewerkers van de gemeente Beuningen die, blijkbaar wel in staat zijn om de rest van hun organisatie te overtuigen van hun toegevoegde waarde. En dit dus ook beloond zien worden met een uitzonderingspositie binnen de gemeente.

Waar veel Div-afdelingen worstelen met het duidelijk maken van hun toegevoegde waarde, laat staan met het ontlopen van de bezuinigingen, is hier een voorbeeld van hoe het ook anders kan!

Daarom mag dit bericht in de Gelderlander niet onopgemerkt voorbij gaan. Ik zou zelfs zeggen; ‘Verspreid het binnen je organisatie en stuur het naar je eigen wethouder…..’ Wie weet gaan meerdere organsiaties het licht zien!